ARQUITECTURA D1_D1

POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales pretende regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de Datos Personales en ARQUITECTURA D1_D1, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información con el objetivo de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.

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1. Alcance

Esta Política se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan información confidencial de personas naturales o jurídicas con las que ARQUITECTURA D1_D1 se relacione, como clientes, proveedores, empleados u otras partes interesadas en la actividad central de la organización.

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2. Definiciones

Las siguientes definiciones permiten tener más claridad para la comprensión del presente documento:

• Archivos: Conjunto de documentos conservados por la empresa en donde conste información personal regulada por la ley.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables.

• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento.

• Cliente: Persona natural o jurídica, pública o privada con la cual ARQUITECTURA D1_D1 tiene una relación comercial.

• Dato Personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales.

• Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.

• Encargado del Tratamiento: La persona natural o jurídica que realice el Tratamiento de los Datos Personales por cuenta de la Compañía.

• Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes y servicios a ARQUITECTURA D1_D1.

• Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por este o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre las bases y Tratamiento de los Datos.

• Tercero: Cualquier persona natural o jurídica diferente a las personas que pertenecen a ARQUITECTURA D1_D1.

• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

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3. Principios aplicables al Tratamiento de Datos Personales

Los siguientes principios constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, Tratamiento, almacenamiento e intercambio de Datos Personales:

1. Legalidad: El Tratamiento de Datos Personales se realizará conforme a disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).

2. Finalidad: Los Datos Personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explicito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.

3. Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.

4. Veracidad: La información sujeta al Tratamiento de los Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

5. Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones.

6. Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

7. Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en ARQUITECTURA D1_D1 Están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en ARQUITECTURA D1_D1.

4. Finalidades en el Tratamiento de Datos Personales

A continuación, se describirán las finalidades para las cuales ARQUITECTURA D1_D1 utilizará los datos confidenciales en las diferentes partes interesadas:

   4.1. Finalidades con clientes

• Cumplimiento en obligaciones contraídas con ARQUITECTURA D1_D1.

• Envío de información sobre los servicios ofrecidos por ARQUITECTURA D1_D1.

• Permitir que clientes de ARQUITECTURA D1_D1, con los cuales ha celebrado contratos, contacten al Titular con el propósito de ofrecimiento de nuevos servicios.

• Controlar el acceso a oficinas de ARQUITECTURA D1_D1 y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.

• Uso de información registrada en la página web, e-mail marketing y demás formularios originados para el primer contacto con el cliente.

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   4.2. Finalidades con colaboradores

• Administrar y operar los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales.

• Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de ARQUITECTURA D1_D1, tales como nómina, afiliaciones a entidades del Sistema General de Seguridad Social, actividades de bienestar y seguridad y salud en el trabajo.

• Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.

• Contratar beneficios con terceros, tales como seguros de vida, entre otros.

• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo.

• Acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.

• Actividades empresariales.

   4.3. Finalidades con proveedores

• Realizar el registro en los sistemas de ARQUITECTURA D1_D1.

• Evaluaciones de proveedores.

• Procesar pagos y verificar cuentas pendientes.

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5. Tratamiento de Datos Personales Sensibles

Se podrá hacer uso y Tratamiento de los Datos catalogados como Sensibles cuando:

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que, por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

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6. Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes

Los menores de edad son Titulares de sus Datos Personales y por lo tanto portadores de los derechos correspondientes. De acuerdo a lo establecido en la Constitución Política y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme a lo señalado en la Sentencia C-748 de 2011, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún Tratamiento de sus datos.

ARQUITECTURA D1_D1 se compromete entonces, en el Tratamiento de los Datos Personales, a respetar los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el Tratamiento de Datos Personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

​7. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

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Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de ARQUITECTURA D1_D1, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

• Conocer los Datos Personales sobre los cuales ARQUITECTURA D1_D1 está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados (datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error).

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a ARQUITECTURA D1_D1 para el Tratamiento de sus Datos Personales.

• Ser informado por ARQUITECTURA D1_D1, previa solicitud, respecto del uso que esta le ha dado a sus Datos Personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

• Solicitar a ARQUITECTURA D1_D1 la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y ARQUITECTURA D1_D1, en virtud de la cual fueron recolectados de sus datos.

• Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento: Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por el Titular, sus causahabientes (quienes deberán acreditar tal calidad), por el representante y/o apoderado del Titular (previa acreditación de la representación o apoderamiento), por estipulación a favor de otro o para otro.

​8. Deberes de ARQUITECTURA D1_D1 como responsable del Tratamiento de Datos Personales

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ARQUITECTURA D1_D1 tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, ARQUITECTURA D1_D1 hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades en las que se encuentra facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

ARQUITECTURA D1_D1 atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten modifiquen o sustituyan.

​9. Procedimientos del Tratamiento de la información

   9.1 Autorización

ARQUITECTURA D1_D1 solicitará la autorización para el Tratamiento de Datos Personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio, como por ejemplo, un contrato o de un documento específico para tal efecto. En todo caso, la descripción de la finalidad del Tratamiento de los datos también se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. ARQUITECTURA D1_D1 informará al Titular de los datos, lo siguiente:

• El Tratamiento al que serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo.

• Los derechos que le asisten como Titular.

ARQUITECTURA D1_D1 garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del Titular, legitimidad o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos Datos Personales.

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   9.2 Consultas

Los Titulares de los Datos Personales o sus causahabientes, podrán consultar sus Datos Personales que reposan en la Base de Datos. En consecuencia, ARQUITECTURA D1_D1 garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares de Datos Personales toda la información contenida en el registro individual o que está vinculada con la identificación del Titular, a través de:

• Medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

• Sistemas y métodos de consulta.

• Servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibido. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Las consultas que se efectúen respecto a Datos Personales deberán ser remitidas mediante un correo electrónico a la siguiente dirección arquitectura.d1d1@gmail.com.

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   9.3 Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base De Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

El reclamo deberá ser enviado al correo arquitectura.d1d1@gmail.com. En este correo deberá indicar si desea que sus datos sean actualizados, rectificados, o bien sea revocar la autorización que se había otorgado para el Tratamiento de los Datos Personales. Para efectos de reclamos, el Titular deberá tener en cuenta lo previsto en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.

Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso que la persona que reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibido. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

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   9.4 Rectificación y actualización de datos

ARQUITECTURA D1_D1 tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información de este que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados.

Al respecto, ARQUITECTURA D1_D1 tendrá en cuenta lo siguiente: En las solicitudes de rectificación y actualización de Datos Personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

ARQUITECTURA D1_D1 tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que ARQUITECTURA D1_D1 considere pertinentes. ARQUITECTURA D1_D1 podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que se pondrán a disposición de los interesados en la página web o solicitándolos mediante correo electrónico a arquitectura.d1d1@gmail.com.

   9.5 Supresión de datos

El Titular de Datos Personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a ARQUITECTURA D1_D1, la supresión (eliminación) de sus Datos Personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.

• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo a lo solicitado por el Titular en los registros, Archivos, Bases de Datos o Tratamientos realizados por ARQUITECTURA D1_D1.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el Responsable del Tratamiento de Datos Personales puede negar el ejercicio del mismo cuando:

• El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

   9.6 Revocatoria de la autorización

Todo Titular de Datos Personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al Tratamiento de estos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, ARQUITECTURA D1_D1 establecerá mecanismos sencillos que le permitan al Titular revocar su consentimiento.

10. Vigencia

La presente Política tiene vigencia de carácter indefinido, es efectiva desde la fecha de publicación 20 de mayo de 2020. Este documento perderá tal vigencia en el evento que la normatividad aplicable sea objeto de actualización.